個人情報保護方針

お客さまへ

ほがらか信託株式会社
代表取締役社長 中村雅男

 当社は、信託受託業務、遺言書保管等業務、遺言執行業務、遺産整理業務及び後見業務において当社が取り扱うすべての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、ご本人さまの権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1 個人情報は、信託受託業務、遺言書保管等業務、遺言執行業務、遺産整理業務及び後見業務における当社の正当な業務遂行上ならびに従業員の雇用及び人事管理上、必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いはいたしません。

2 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

3 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じてこれを防止すべく業務の実情に合致した経営資源を投入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

4 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

5 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

個人情報のお取扱いについて

ほがらか信託株式会社(以下「当社」といいます)は、お客さまに安心して当社のサービスをご利用いただけるよう、個人情報保護方針に基づき、お客さまの個人情報を適切にお取り扱いいたします。

1 個人情報の利用目的について

当社は、お客さまの個人情報を直接的又は間接的に取得いたしました、お客さまの個人情報の利用目的については、下記(1)の業務における下記(2)の取扱態様での利用を目的といたします。ただし、お客さまから直接書面に記載された個人情報を取得させていただく場合は、あらかじめ利用目的を明示いたします。

(1) 業務内容

1.金銭の信託、有価証券の信託、不動産の信託等の信託業務
2.遺言書保管等業務、遺言執行業務、遺産整理業務及び後見業務等の兼業業務
3.その他当社が営むことができる業務(今後取扱いが認められる業務を含みます。)

(2) 取扱態様

1.信託商品又は遺言書保管等・遺言執行・遺産整理及び後見等の各サービス(以下「各サービス等」といいます。)の申込、相談の受付のため
2.各サービス等に関する各種ご提案のため(ダイレクトメールの発送を含みます。)
3.法令等に基づくご本人さまの確認その他の各サービス等をご利用いただく資格等の確認のため
4.各サービス等における期日管理その他の継続的なお取引における管理のため
5.適合性の原則等に照らした判断その他の各サービス等の提供にかかる妥当性の判断のため
6.適切な業務の遂行に必要な範囲で第三者に提供するため
7.他の事業者等から個人情報の処理の全部又は一部について委託された場合等において、委託された当該業務を適切に遂行するため
8.お客さまとのご契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
9.市場調査並びにデータ分析及びアンケートの実施等による信託業務のサービスの研究や開発のため
10.提携会社等の商品やサービスの各種ご提案のため
11.各種お取引の解約やお取引解約後の事後管理のため
12.その他当社の業務においてお客さまとのお取引・ご契約を適切かつ円滑に履行するため

2 利用目的を超えての利用の禁止について

当社が保有する個人情報を利用目的を超えて利用するときは、以下の場合を除き、予めご本人さまの同意を得ます。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることが困難であるとき
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

3 個人情報の第三者提供について

当社が保有する個人情報は、以下の場合を除き、お客さまの同意なしに第三者に提供することはございません。
(1) 個人情報の取扱いを業務委託先に委託する場合
(2) 後記12記載の共同利用を行う場合
(3) 法令に基づく場合
(4) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることが困難であるとき
(5) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることが困難であるとき
(6) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4 個人情報の適正な取扱い及び個人データの適正な管理について

(1)当社は、役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。
(2)当社は、個人情報の利用目的の達成のために必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。
(3)当社は、業務上取り扱う個人データの管理にあたっては、不当なアクセス、漏えい、滅失又はき損の防止その他個人データの安全管理のために必要な措置を講じ、是正を行います。

5 個人情報取扱いに対する継続的改善について

当社は、個人情報保護に係る社会的ニーズの変化等に応じて個人情報保護方針を適宜見直し、継続的に改善を図ります。

6 ダイレクトメール等の中止について

当社は、当社からの商品・サービスのセールスに関するダイレクトメールの送付や電話等での勧誘について、お客さまからの中止の申し出をいただいたときは、遅滞なくそれ以降の当該目的での利用・提供を中止いたします。なお、満期案内等及びその同封物は、中止の対象とはなりませんのでご了承ください。
中止のための手続は、後記の「お問い合わせ窓口」までお申し出ください。

7 個人情報を提供されることの任意性について

お客さまが当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客さまの任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

8 個人情報の取扱いの委託について

当社が個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当社所定の基準に則り選定した業務委託先において、当社から委託する業務以外での個人情報の利用を防止し、当社の個人情報保護方針に準じた安全管理措置が確保されるよう、業務委託先と個人情報の取扱いに関する契約を締結するなどしたうえで委託します。

9 保有個人データの開示等を求める手続について

個人情報保護法に基づいて当社の保有個人データの開示等(利用目的の通知・開示・訂正・利用停止等)を求める手続は、以下のとおりです。

(1) 開示等の請求ができる方

・ お客さまご本人さま
・ お客さまが未成年者または成年被後見人の場合はお客さまの法定代理人
・ お客さまご本人さまが開示等の請求を委任した代理人

(2) 開示等の請求の手続

郵送による手続を原則といたします。次に掲げる必要書類を、後記10の「お問い合わせ窓口」までご郵送願います。
なお、代理人による請求の場合も回答はご本人さま宛に送付いたします。

【必要書類】
・当社所定の開示等申込書

《ご本人さまが請求される場合》
・ご本人さま確認書類(運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、住民基本台帳カード、外国人登録証の写し)

《代理人が請求される場合》
・代理人のご本人さま確認書類(上記ご本人さまが請求される場合と同じもの)
・代理人資格証明書類
  未成年者の法定代理人のとき 戸籍謄本の写し
  成年後見人の法定代理人のとき 成年後見登記事項証明書の写し
  任意代理人のとき 委任状及び印鑑登録証明書

(3) 利用目的の通知又は開示に要する手数料

1回のご請求ごとに1,575円(税込・郵送料込)をお支払い下さい。
支払方法は、手数料額の定額小為替を申込書と同封してください。

※手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

10 お問い合わせ窓口

個人情報のお取扱いに関するお問い合わせやご相談等がございましたら、以下の窓口までご連絡ください。

ほがらか信託株式会社 信託管理部
〒102-0083 東京都千代田区麹町4丁目8番地麹町クリスタルシティ9階
電話:03-3511-5695(受付時間:平日9:00~17:00)

11 加盟する団体におけるお問い合わせ窓口について

 当社は、個人情報保護法上の認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しております。下記団体では加盟会社の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。 ご利用は無料です。

一般社団法人 信託協会(信託相談所)
電話番号:03-3241-7335または0120-817335
受付日:月曜日~金曜日(祝日及び銀行の休業日を除く)
受付時間:9:00~17:15
※信託協会は信託業法及び金融機関の信託業務の兼営等に関する法律上の指定紛争機関です。
※詳しくは、一般社団法人信託協会(信託相談所)のホームページをご参照ください。

12 個人データの共同利用

当社は、以下に定めるとおり、お客さまに対する法律・税務・財務の総合的なサービスのご提供のために、弁護士法人中村綜合法律事務所を共同利用者として、当社が保有するお客さまの個人データを共同利用させていただくことがあります。

(1) 共同利用する個人データの項目
氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、電子メールアドレス及び取引情報

(2) 共同利用者の範囲
弁護士法人中村綜合法律事務所
(東京都千代田区麹町4丁目8番地麹町クリスタルシティ9階)

(3) 利用目的
お客さまへの法律・税務・財務の総合的なサービスのご提供

(4) 個人データの管理について責任を有する者の名称
ほがらか信託株式会社

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〒102-0083
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TEL:03-3511-5695
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